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Wir sind nun verpflichtet, folgende Datenschutzerklärung zu veröffentlichen. Diese ist für gierige Rechtsanwälte, sog. Abmahnanwälte, Neider und Bürokraten durch unseren Rechtsreferendar erstellt. Da diese Erklärung für Laien ... und auch für uns kaum verständlich ist, erklären wir nach dieser offiziellen Erklärung in unseren Worten klar und transparent, was mit Ihren Daten in unserem Hause wirklich geschieht. Datenschutzerklärung nach der DSGVO I. Name und Anschrift des Verantwortlichen Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die: Hanseatisches Speditionskontor e. K. Ernst-Abbe-Str. 6 28816 Stuhr Deutschland Tel.: 0421 69197838 E-Mail: [email protected] Website: www.speditionskontor.de II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist: Christian Böschen III. Allgemeines zur Datenverarbeitung 1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. 2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. 3. Datenlöschung und Speicherdauer Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. IV. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles 1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst das System unseres Serviceproviders eventuell automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Wir erheben aktiv keine Daten und nutzen diese nicht, können aber die Verwendung durch den Serviceprovider nicht ausschliessen. Folgende Daten werden eventuell hierbei erhoben: (1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version (2) Das Betriebssystem des Nutzers (3) Den Internet-Service-Provider des Nutzers (4) Die IP-Adresse des Nutzers (5) Datum und Uhrzeit des Zugriffs (6) Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (7) Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles des Systems gespeichert. Nicht hiervon betroffen sind die IP-Adressen des Nutzers oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu einem Nutzer ermöglichen. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. 2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 3. Zweck der Datenverarbeitung Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 4. Dauer der Speicherung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. 5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. V. Verwendung von Cookies a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. b) Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. c) Zweck der Datenverarbeitung Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. d) Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden. Die Übermittlung von Flash-Cookies lässt sich nicht über die Einstellungen des Browsers, jedoch durch Änderungen der Einstellung des Flash Players unterbinden. VI. Newsletter 1. Wir haben bisher keine Newsletter versendet und werden dieses in Zukunft nicht tun. VII. Registrierung 1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Es werden die Daten aus der Eingabemaske exakt gespeichert und mit Datum und Uhrzeit als Email an uns weitergeleitet. Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert: (1) Die IP-Adresse des Nutzers (2) Datum und Uhrzeit der Registrierung Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt. 2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 3. Zweck der Datenverarbeitung Eine Registrierung des Nutzers ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. 4. Dauer der Speicherung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Wir sind verpflichtet, alle Daten im Zusammenhang mit der Beauftragung unseres Unternehmens für 10 Jahre zu speichern. 5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen. VIII. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt 1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert: (1) Die IP-Adresse des Nutzers (2) Datum und Uhrzeit der Registrierung Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. 2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 3. Zweck der Datenverarbeitung Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten. Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. 4. Dauer der Speicherung Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht. 5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht. Hanseatisches Speditionskontor e. K. im Mai 2018 Tatsächlich nehmen wir den Datenschutz und die Transparenz seit vielen Jahren sehr ernst. Um zu erläutern, wie wir mit Ihren Daten umgehen, ohne unsere internen Abläufe zu sehr offen zu legen, erklären wir Ihnen kurz was geschieht... ... wenn Sie uns anrufen, notieren wir Ihren Namen, den Unternehmensnamen und den Grund des Anrufes entweder in der Funktion Notizen im Apple iPhone, auf einem kleinen Zettel oder einer Haftnotiz. Sollte sich aus Ihrem Anruf ein Auftrag ergeben, übertragen wir diese Daten in unseren iCloud Kalender und unser Warenwirtschaftsprogramm KingBill. Neben Ihren persönlichen Daten, erfassen wir noch alle relevanten Daten zum Auftrag sowie Ihre Steuerinformationen. Alle Auftragsrelevanten Daten speichern wir in der KingBill Software, auf mehreren externen Festplatten zur Datensicherung und ggf. in einem handelsüblichen Aktenordner für mindestens 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Diese Daten werden zu bestimmten Zeiten zwecks Bearbeitung an unser Steuerberatungsbüro Kattau + Partner in Stuhr auf Papierform oder elektronisch übertragen. Namen, Adressen und Kontaktdaten werden zum Zwecke der Auftragsbearbeitung auch an betroffene Mitarbeiter unseres Unternehmens (Fahrer, Disponenten, Sachbearbeiter, Buchaltung) weitergegeben bzw. zugänglich gemacht. Sollte sich aus Ihrem Anruf kein Auftrag ergeben, oder ist der Anrufszweck ein anderer, werfen wir die Notizen entweder weg, oder löschen diese innerhalb von meistens 5-7 Tagen aus unserer Cloud. Unsere virtuelle Telefonanlage speichert 100 Tage lang jede Rufnummer von eingehenden und ausgehenden Anrufen inkl. Anrufdauer auf dem Server des Anbieters. ... wenn Sie uns eine email schreiben, wird diese - solange es sich nicht um Werbung handelt, für mindestens 5 Jahre auf unserem Server gespeichert. Sollte sich aus der email ein Auftrag ergeben, ist die Vorgehensweise wie bei telefonischen Aufträgen. Zur besseren Auftragsabwicklungen leiten wir emails auch an Mitarbeiter oder - in diesem Falle anonymisiert, an von uns beauftragte Erfüllungsgehilfen weiter. ... wenn es sich bei dem erteilten Auftrag um eine Kurierdienstleistung handelt, werden von unseren Mitarbeitern und unseren Fahrzeugen GPS-Geodaten erfasst und für 5 Jahre gespeichert. Dieses dient der Nachweisbarkeit von Abhol- und Lieferzeiten sowie als elektronische Quittung und der Sicherheit unserer Mitarbeiter. ... falls Sie uns im persönlichen Gespräch Ihre Visitenkarte übergeben, wird diese in einem Ordner der Geschäftsführung archiviert. Im Falle besonderer Relevanz wird Ihre Visitenkarte per entsprechender App gescannt und in unserer iCloud für die Geschäftsleitung und alle zuständigen Mitarbeiter unseres Unternehmens sichtbar gemacht. ... falls Sie uns in den sozialen Medien kontaktieren, unsere Beiträge liken oder in irgendeiner Form mit uns dort interagieren freuen wir uns sehr, allerdings werden Ihre Daten durch die entsprechenden Anbieter verwendet. Wir haben in keinster Weise Einfluss auf diese Erfassung und Nutzung. Wir behalten uns zu jeder Zeit vor, bei rechtlich relevanten Handlungen screenshots anzufertigen und diese zur Beweisbarkeit zu verwenden. Unsere Geschäftsräume und der Großteil unserer Fahrzeuge sind durch moderne Alarmsysteme aber auch durch Kameras gesichert. Beim Betreten unserer Geschäftsräume, aber auch des Grundstückes werden Sie aus Gründen der Sicherheit gefilmt. Diese Daten werden nur im Falle der Beweisführung bei Straftaten dauerhaft gespeichert und regulär systemseitig nach 24 Stunden gelöscht. Wenn Sie fragen zur Nutzung Ihrer Daten haben, oder Bedenken über die Datensicherheit, sprechen Sie uns bitte einfach jederzeit an. Christian Böschen Die Transportretter (r) - Bremer Kurierdienst Hanseatisches Speditionskontor e. K.